用戶的需求具體體現在各種信息的提供、保存、更新和查詢方面，這就要求數據庫結構能充分滿足各種信息的輸入和輸出。收集基本數據、數據結構及數據處理的流程，組成一份詳盡的數據字典，為后面的具體設計打下基礎。

通過系統功能分析，針對酒店管理系統，總結出如下的需求信息：

1）用戶為管理員用戶；

2）管理員用戶登陸后可進行管理員信息、客房信息及客戶信息等的維護，客房入庫、客房出庫及統計信息的維護；

經過系統功能分析和需求總結，考慮到將來功能上的擴展，設計如下的數據項和數據結構：

1）管理員信息，包括數據項：用戶帳號，密碼，權限等。

2）客房信息，包括數據項：編號，客房名稱，計量單位等。

3）預訂信息，包括數據項：系統編號，預訂名稱，預訂編號，預定客戶名字、預定房間、預定天數等。

4）客戶信息，包括數據項：系統編號，客戶名稱，電話，客戶地址等。

得到上面數據項和數據結構以后，就可以設計出能夠滿足用戶需求的各種實體，以及它們之間的關系，為后面的邏輯結構設計打下基礎。這些實體包含各種具體信息，通過相互之間的作用形成數據的流動。

設計規劃出的實體有：管理員信息實體、職員信息實體、客房信息實體、客房類別信息實體、客戶信息實體。

實體之間關系的E-R圖如圖3-1所示：

管理員信息實體E-R圖如圖3-2所示：

客房信息實體ER圖如圖3-3所示：

預訂信息實體ER圖如圖3-4所示：